Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки

Расскажем, что делать работодателю, если работник не забирает трудовую книжку. Образец уведомления работника для скачивания.

Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки

Что делать, если работник не забирает трудовую

  • 1 Когда нужно выдать трудовую книжку
  • 2 Направьте уведомление работнику
  • 3 Подводим итоги

Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.

Когда нужно выдать трудовую книжку

При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:

  • должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • организации — от 30 до 50 тыс. руб.

Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.

Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Направьте уведомление работнику

Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:

  • забрать лично;
  • получить почтой.

Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.

Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, в котором отражено требование в адрес уволенного сотрудника забрать из Отдела кадров формуляр в связи с прекращением отношений.

Когда нужно направить уведомление

В СССР отношение людей к рабочим документам было трепетным. Их бережно хранили и относились к ним с большим уважением. От них зависела карьера, а порой и судьба человека. Ситуация, когда кадровый аппарат направлял письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку, была немыслима. Людям в голову не приходило уволиться, не забрав у прежнего работодателя документ, без которого на работу нигде не возьмут. Невероятным было, листая архивное личное дело, обнаружить там уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (копию), или какие-либо иные свидетельства того, что работодатель разыскивал работника. Кадровики не консультировались друг с другом, как поступить со строптивым работником, не ломали голову, как достучаться до того, кто ничего не хочет ни слышать, ни понимать. Такие ситуации встречались, но это были исключительные случаи.

Постсоветское время многое поменяло. У людей появилось недоверие к главному рабочему документу, которое бросается в глаза многим кадровикам. Бывает, что уволенные сотрудники оставляют или забывают их в отделе кадров. Иногда они отказываются их забрать. Тогда отказ актируется в присутствии свидетелей. Вот как он выглядит:

Такое случается, когда сотрудник:

  • заболел;
  • был уволен по «нехорошей статье»;
  • устроился к новому работодателю и приехать к старому нет времени;
  • готов пренебречь стажем, поскольку он очень мал;
  • обижен и с прежним работодателем не хочет иметь никаких дел;
  • пропал по неизвестной причине.

Во всех этих случаях у граждан проблем не будет, они заявят, что раньше нигде не работали. А вот у кадровика начнутся хлопоты. Документ важно выдать в день увольнения. Если сделать это не представляется возможным, следует оформить уведомление сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на отправку ее почтой. Об этом сказано в статье 84.1 ТК РФ и постановлении правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто и как спекулируют на задержке трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить уведомление о необходимости забрать ТК

Оформляем уведомление сотрудника об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме в виде письма. Указываем дату составления, имя и адрес работника, название и само обращение. В обращении пишем номер договора, когда составлен и прекращен, причину расторжения, объясняем, почему не смогли выдать документ вовремя. Предлагаем сделать выбор — забрать его лично или указать адрес и разрешить выслать почтой. Напоминаем, что без письменного разрешения мы не сможем ничего переслать, поэтому письмо от сотрудника с согласием обязательно. Отмечаем, что автоматически перестаем отвечать за опоздание с выдачей документа после почтового отправления письма с этой информацией.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

01.12.2020 18:30 Субъект РФ

работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой

или дать согласие на отправку ее по почте

Уважаемая Ирина Леонидовна, договор № 462, заключенный с Вами 01.09.2020, расторгнут 01.12.2020 по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 ТК РФ.

По неизвестной причине в день увольнения Вы не пришли на работу, поэтому тр. книжка Вам выдана не была.

На основании статьи 84.1 ТК РФ, просим Вас явиться за документом в отдел кадров ООО «Ppt.ru» по адресу: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 в рабочие дни с 9:00 до 18:00, либо выслать по указанному адресу Ваше письменное согласие на отправку ее по почте с указанием адреса доставки.

Читайте также  Как прописаться в новом частном доме

Генеральный директор___________________/Петров Н.Г./

Каким образом передать работнику

Звонки, СМС-сообщения, телефонограммы не считаются должным уведомлением. Так что идем на почту сами и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении по всем адресам, указанным в личном деле или в других источниках. Обязательно делаем опись. Помним, что высылаемое нами уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом очень важно. Работодатель получит квитанции с указанием всех адресов и сможет доказать, что сделал все возможное для извещения «потеряшки». Почта же несет ответственность за пересылку и гарантирует вручение писем бывшему работнику под подпись.

Возникает вопрос: когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, чтобы не пропустить положенные сроки, часто обозначенные в законе. Ответы на него на просторах интернета разные. Где-то сказано про три дня, где-то расчет идет неделями. Закон указывает, что отправлять сообщение необходимо в день увольнения.

Если хозяин не объявится и согласия на пересылку нет, храним документ до востребования (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Если вели его в электронном виде и в день увольнения человека нет, оформляем отсутствие и высылаем сведения о работе по форме СТД-Р заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса разрешения на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Если работник — иностранец

Часть первая ст. 3 закона СССР от 24.06.1991 № 2261-1 запрещает вывоз и пересылку за границу рабочих документов, военных билетов и удостоверений личности. Тут все предельно ясно: высылаем информационное письмо по указанным иностранным гражданином адресам о необходимости забрать документ лично, объясняем, почему не можем его переслать. И храним до востребования.

Инструкция: готовим уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это документ, который отправляет работодатель уволенному сотруднику с требованием забрать ТК из отдела кадров. Работодатель не вправе задерживать выдачу документов после расторжения договора с работником, за это ему грозят штрафные санкции.

Когда готовят уведомление

По закону, работодатель обязан выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ), отметив это действие в специальном журнале учета трудовых книжек.

Но на практике часто случается, что человек не пришел в последний рабочий день и не взял необходимые бумаги. Это происходит по разным причинам:

  • работник оказался в больнице;
  • забыл;
  • переехал на новое место жительства и нет возможности быстро приехать;
  • пропал без вести;
  • внезапно возникли срочные семейные и другие обстоятельства, не позволяющие прийти вовремя.

Часто человек отказывается забирать формуляр из-за конфликта с руководством компании, например, если с ним расторгли договор за прогул, пьянку или другие нарушения. В этой ситуации необходимо составить акт об отказе получить документы в день увольнения.

После этого закон обязывает выслать уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и пункт 36 правил, утвержденных постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003). Дальнейшие действия компании зависят от отклика сотрудника на письмо. Если никакой реакции не последовало, и согласия на почтовую пересылку формуляра нет, то документ оставляют в компании, пока за ним не придут (п. 43 правил ведения и хранения, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225).

Если согласие получено, то придется уведомление работнику об отправке трудовой книжки отправить заказным письмом с описью вложения с извещением о вручении. Это необходимо, чтобы важные документы дошли до адресата.

Чтобы кадровик имел возможность выслать трудовую почтой, понадобится заявление от бывшего коллеги. Это необходимо указать в письме. Если увольняемый знает, что не придет в день увольнения в компанию, то он вправе написать запрос заранее. Такое случается, например, если до этого он находится в отпуске или на больничном. Если он желает получить документ не лично, а через доверенное лицо, то обязан отметить это в заявлении.

Вот пример заявления:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

от преподавателя верховой езды

Прошу отправить мне по почте трудовую книжку в связи с увольнением и невозможностью получить ее на руки на следующий адрес: 350000, г. Москва, ул. Победы, д. 1, кв. 75.

Петров Петров П.П.

Если трудовая ведется в электронном виде, процедура выдачи аналогична — в последний день его присутствия на рабочем месте. Отличие лишь в том, что отдать необходимо не привычный бланк, а форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда № 23н от 20.01.2020). В ней указывают информацию только за период деятельности в этой компании. Эту справку вправе предоставить или на бумаге, заверенной директором, или переслать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 порядка заполнения СТД-Р). Бумажную форму высылают заказным письмом с уведомлением о вручении, не спрашивая предварительно о согласии на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Содержание и структура уведомления

Ни в Трудовом кодексе, ни в правилах, установленных постановлением правительства № 225, не предусмотрена единая форма извещения. Пишут его в свободном виде на листе А4 или официальном бланке. По общим правилам ст. 84.1 ТК, в письме работнику о необходимости забрать трудовую книжку необходимо указать:

  • личные данные работника — Ф.И.О., адрес проживания;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • сведения о расторжении контракта;
  • сообщение о готовности работодателя выдать сведения о рабочей деятельности;
  • предложение выбрать способ получения — лично или предоставить разрешение на почтовую пересылку;
  • подпись директора или начальника отдела кадров организации;
  • исходящий номер и дату.

Чтобы в дальнейшем не возникло вопросов о ненадлежащем оповещении работника, целесообразно указать подробную информацию о том, куда явиться или отправить ответ. Отметить точный адрес, режим работы, кабинет, ответственное лицо.

Это пример такого оповещения о необходимости работнику, уволенному за прогул, забрать документы с работы:

Как отдать уведомление работнику

Если работодатель не выдаст рабочий документ уволенному вовремя, то ему грозит наказание по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей. В такой ситуации возникает вопрос, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — рекомендуется не затягивать, а отправлять как можно быстрее, желательно в день увольнения или на следующий день. Иначе придется возместить еще и материальный ущерб бывшему работнику за каждый день неполученного им заработка с момента расторжения контракта до выдачи формуляра (ст. 234 ТК РФ).

Передать уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку при помощи телефонного звонка или СМС не получится. Это не засчитывается контролирующими органами в качестве должного оповещения. Извещение станет официальным только при отправке по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Отправляем на все адреса, которые указаны в личном деле, контракте и других бумагах сотрудника. Не забываем про опись вложений. Эти действия и квитанции с указанием адресов на руках у ответственного за пересылку сотрудника станут доказательством, что руководство компании приняло все необходимые меры.

Что делать, если работник — иностранный гражданин

Если работник — иностранец, передать документ о рабочей деятельности все равно придется. Если он уехал на родину, забыв формуляр, порядок отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку аналогичный. В день увольнения отправляем его по почте. Но содержание письма несколько меняется. Дело в том, что по действующему ныне закону СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (часть первая ст. 3), отправлять за пределы государства личные документы и бумаги о рабочей деятельности запрещено.

В такой ситуации в письме следует попросить иностранного гражданина забрать документы только лично. Разъяснив причины отказа переслать книжку по почте, придется хранить ее до тех пор, пока человек не приедет за ней.

Каковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении

  • Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора
  • Получение трудовой книжки при увольнении
  • Выдача трудовой книжки сторонним гражданам
  • Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки
  • Итоги

Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора

Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.

Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.

Читайте также  Квартира под авансом что это значит

Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.

Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:

  • в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
  • графа 2 отражает дату увольнения;
  • графа 3 содержит сведения о самом увольнении (его причинах);
  • графа 4 дает информацию о приказе, на основании которого расторгнут трудовой договор.

Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.

Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».

Получение трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется законодательством. Согласно ст. 84.1 ТК РФ ее необходимо передать работнику в последний рабочий день, который и считается днем увольнения.

Однако в некоторых случаях в день увольнения сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или отказаться от получения книжки. При таких обстоятельствах следует отправить ему по почте уведомление, содержащее просьбу явиться в организацию для получения трудовой книжки или предложение переслать документ почтой. Почтовая пересылка допускается только после получения письменного согласия на это уволенного сотрудника. Соблюдение этой процедуры снимает с работодателя дальнейшую ответственность за несвоевременную отправку документа.

О том, какие действия необходимо совершить при некоторых случаях увольнения сотрудников, см. в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

  • сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
  • характер совершаемых доверяемых действий;
  • образцы подписей;
  • сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003, и 50 лет, если до 01.01.2003 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки

Итак, работодатель обязан произвести выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника в последний рабочий день либо направить документы иными способами, если увольняемое лицо не находилось на рабочем месте.

В случае задержки выдачи документа, внесения неверных записей всю ответственность несет работодатель. Он же обязан возместить работнику дни просрочки за неполученный документ в размере среднего заработка (ст. 165 ТК РФ). Новый день увольнения подтверждается приказом, на основании чего обязательно нужно сделать в книжке другую запись. Предыдущая запись при этом признается недействительной.

ВАЖНО! Неверные сведения в документе могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Но даже если работодатель не отказывается от внесения исправлений, он все равно может понести ответственность, в том числе по иску о возмещении материального ущерба, если работник был лишен возможности трудоустроиться. Также компенсация положена в случаях незаконного увольнения, перевода на другую должность без получения согласия гражданина (ст. 234 ТК РФ).

Работодатель понесет ответственность и при его отказе в предъявлении информации сотрудникам. Это касается не только выдачи самого документа, но и копий. В этих ситуациях для руководящих лиц может наступить уголовная ответственность на основании положений ст. 140 УК РФ. Наказанием могут послужить штрафы в крупных размерах или запрет занимать определенные должности.

О том, как построить кадровую политику, в том числе в отношении сбора и хранения необходимой документации, см. в статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выдача документа с опозданием без уважительных причин чревата для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а также приостановкой деятельности до 90 дней. Для предпринимателей сумма штрафа составит от 1 000 до 5 000 руб. При повторных противоправных действиях подобного характера штрафы могут быть увеличены до 70 000 руб. для юридических лиц и до 20 000 руб. для ИП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Но при некоторых обстоятельствах ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается. Это происходит, если последний рабочий день не совпадает с днем увольнения. Например, при увольнении женщины, находящейся в декретном отпуске, передать ей документ в тот же день не всегда возможно в связи с ее отсутствием на рабочем месте. То же относится и к лицам, совершившим прогул. В таких случаях документ необходимо отправить работнику не позднее трех дней после его обращения.

Итоги

Процедура оформления увольнения сотрудников включает обязательную выдачу им соответствующей документации, в том числе трудовой книжки. Своевременная выдача трудовой книжки при увольнении с верно внесенными записями заверяется подписью сотрудника. Ответственность за дальнейшее хранение документа с работодателя при этом снимается.

Если передать трудовую книжку не представляется возможным, необходимо письменно запросить у уволенного сотрудника разрешение на почтовую пересылку. В некоторых случаях допускается передача документа и доверенным лицам.

Трудовая книжка Составление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки направляет работодатель уволенному сотруднику в том случае, если он сам не выразил желания явиться за ней сразу после полного расчета. Выдать этот документ на руки должна кадровая служба со всеми записями в течение 3-х дней после освобождения лица от выполнения трудовых обязанностей. Нарушение установленного порядка грозит административной ответственностью.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.

Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
  • Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
  • Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
  • Инструкция Минтруда от 2003 года.

После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.

При увольнении работодатель делает в документе соответствующую отметку, руководствуясь вышеуказанными положениями, и отдает ее лично сотруднику. Передавать трудовую через третьих лиц недопустимо, если у них нет нотариальной доверенности.

Важно знать! Если человек не пришел для получения в назначенный день, на его адрес направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Выдача трудовой при отсутствии сотрудника

Забирать документы и расчет человек должен сам, но бывают такие ситуации, когда он сделать это не может. Это могут быть семейные обстоятельства, другие мотивы или болезнь родственника, из-за которой гражданину срочно потребовалось покинуть город. Типичными ситуациями, когда личное получение трудовой невозможно, считаются:

  1. В последний рабочий день сотрудник не явился по неуважительной причине.
  2. Человек не согласен с увольнением, поэтому просто отказался получать документы и расчет.
  3. Гражданин был осужден, в этом случае получить книжку может доверенное лицо. Документ, предоставляющий полномочия, заверяет начальник колонии.
  4. Работник был призван для прохождения службы в армии, и расторжение договора произошло автоматически.
  5. Смерть. В этом случае уведомление направляется в адрес одного из ближайших родственников.
Читайте также  Нужно ли платить налог со сдачи квартиры

Если извещение составлено по всем правилам и направлено в адрес бывшего сотрудника, то ответственность за невыдачу документа с работодателя снимается. При изъявлении желания со стороны работника, книжка может быть переслана почтой. В этом случае требуется заказное письмо с уведомлением. Без его согласия, исходя из п. 36 Правил, такое действие считается незаконным.

Правила составления уведомления

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку направляется работнику почтой или курьером. Строгой формы для документа не предусмотрено, но кадровая служба должна учитывать положения ст. 84.1 ТК РФ. Составляется оно в произвольном виде, с обязательным содержанием требования прийти в кадровый отдел. В извещении должны быть следующие сведения:

  • Исходящий номер документа, дата его составления и место;
  • Реквизиты сторон, а также ссылка на трудовой договор;
  • Сообщение о причине и порядке расторжения контракта;
  • Временной отрезок и место, когда человек обязан забрать трудовую книжку;
  • Информация о том, что отправка документа почтой возможна только при наличии согласия со стороны владельца;
  • Подпись руководителя и печать организации.

Высылка уведомления курьером является также соблюдением установленного регламента относительно необходимости забрать трудовую книжку и нужные справки. Направление через доверенное лицо требует распечатку извещения в двух экземплярах, на втором гражданин ставит отметку о дате и времени получения.

Образец уведомления

Общество с ограниченной ответственностью «Пирожков и компания»

Исх.№ 35 от 01.02.2003
Петрову Ивану Дмитриевичу
г. Ижевск, ул. Еловая, д.8

УВЕДОМЛЕНИЕ
О необходимости получения трудовой книжки

Трудовой договор №48 от 05.06.2000 года был расторгнут по соглашению сторон 29.01.2003 года. В связи с Вашей неявкой для получения трудовой книжки в назначенный день, документ Вам выдан не был.

В соответствии с ч.6 ст. 84.1 ТК РФ, уведомляем о необходимости в ближайшее время явиться в отдел кадров ООО «Пирожков и компания» для получения трудовой книжки, или дать письменное согласие на отправку ее почтой России.

Копия приказа о расторжении трудового договора.

Начальник отдела кадров Ильин И.В.

Сроки отправки

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении направляется сотруднику в течение 3-х дней после расторжения договора. Если она была утеряна, то ответственность за выдачу дубликата возлагается на кадровый отдел.

Ответственность за неотправку уведомления

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется сотруднику в максимально короткие сроки. Это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. При отсутствии извещения виновника ждет административное наказание. Санкция прописана в ст.5.27 КоАП РФ, штраф составляет до 50 000 руб. Величина ответственности для индивидуального предпринимателя меньше – 5 000 руб.

Кроме этого на счет сотрудника отправляется компенсация. Расчет делается исходя из длительности периода промедления с выдачей документа. Такую выплату бывший работник может получить, если компания умышленно уклоняется от исполнения обязанности. Ему требуется обратиться в трудовую инспекцию, после чего подать иск в суд.

Уведомление сотруднику о получении трудовой книжки направляется в его личный адрес в день, когда он отказался от выдачи ее лично в руки. Извещение требуется для соблюдения процедуры, и освобождения работодателя от ответственности. Поэтому кадровой службе необходимо подготовить документ и передать его одним из подходящих способов (курьером, почтой, с доверенным лицом).

Как оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения + образец для скачивания

Работодатель должен вернуть трудовую книжку уволенному наемному сотруднику. Это нужно сделать в день фактического расторжения договора с конкретным работником. Помимо этого, руководство организации производит расчет с выбывающим гражданином и выдает ему дополнительную документацию, касающуюся работы. Данные правила четко оговорены частью 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Если человек не может самостоятельно забрать документы, организация высылает такому работнику надлежащее уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

В каких случаях составляется уведомление для работника?

Трудовая книжка – важнейший документ, официально подтверждающий наличие у гражданина опыта работы. Однако не все граждане при увольнении своевременно её забирают. Практика показывает, что данное обстоятельство может быть продиктовано разными причинами.

Если уволенный гражданин не приходит за трудовой книжкой, работодатель высылает ему специальное уведомление – официальное напоминание. Такое правило четко оговорено ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Данной бумагой бывший сотрудник фирмы оповещается о том, что ему следует прийти и забрать личный документ. Руководство компании вынуждено напомнить уволенному работнику о получении персональной документации по бывшему месту работы, чтобы соблюсти требования законодательства и избежать штрафных санкций.

Ведь ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ оговорено, что именно работодатель обязан позаботиться о том, чтобы уволенный гражданин вовремя получил трудовую книжку – непосредственно в день прекращения трудовых отношений. Днем увольнения считается последний день деятельности человека в организации, что установлено ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ.

  1. Работодатель вынужден официально напомнить уволенному сотруднику о необходимости получения трудовой книжки, если такой сотрудник не пришел за ней в день своего увольнения или, как вариант, отказался её получить. Чтобы сделать это, руководство компании высылает человеку соответствующее уведомление. Получив напоминание о необходимости получения, гражданин должен либо явиться в организацию, либо предоставить разрешение на почтовую отправку этой книжки.
  2. Если работодатель выслал такое напоминание, он уже не будет привлекаться к ответственности за невыдачу. Со дня отправки бывшему работнику соответствующего уведомления руководство организации не отвечает за возникшую задержку.
  3. Гражданин, который после увольнения не получил трудовую книжку, должен письменно обратиться с этим вопросом к бывшему работодателю. В этом случае компания должна вернуть данную книжку её владельцу – бывшему сотруднику – на протяжении 3 рабочих дней, отсчитываемых со дня подачи надлежащего обращения.

Самый лучший вариант – отправка уведомления заказным письмом. Такое письмо должно содержать перечень вложений и предусматривать извещение отправителя о том, что оно было передано адресату.

Любой работодатель должен быть готов документально подтвердить факт отправки напоминания. Извещение с почты – лучшее доказательство того, что руководство компании выполнило свои обязанности.

В определенных случаях трудовую книжку может забрать не её владелец, а уполномоченный представитель уволенного гражданина. Такое практикуется, если бывший работник находится под стражей или призван на армейскую службу. У данного представителя должна быть надлежащая доверенность на получение.

Как оформить при необходимости забрать трудовую книжку после увольнения?

Напоминание бывшему сотруднику о необходимости получения персональных документов составляется в произвольной форме. Строгие требования к оформлению этой бумаги не установлены законодательством. Рекомендуется только соблюдать общие правила совершения документооборота. Если имеется фирменный бланк, можно использовать именно его.

В документе следует отразить такую информацию:

  1. Наименование компании, её реквизиты.
  2. Порядковый (регистрационный) номер документа.
  3. Дата оформления этой бумаги.
  4. Сведения о бывшем работнике – адресате отправляемого уведомления. Прежде всего, нужно указать ФИО данного получателя, его корректный адрес, прочие контакты.
  5. Название бумаги, отражающее её смысловую нагрузку.
  6. Формулировка оповещения – напоминание о том, что уволенный получатель данного уведомления должен получить трудовую книжку.
  7. Дата состоявшегося увольнения.
  8. Работодатель должен предложить почтовую отправку (как вариант).
  9. Сведения о составителе данного уведомления (ФИО, должность), а также его расшифрованная подпись. Это может быть, например, кадровый специалист фирмы.
  10. Печать компании (если используется).

Важный нюанс – запрещается отправлять трудовую книжку вместе с данным уведомлением.

Иначе говоря, работодатель должен сначала выслать физлицу соответствующее напоминание. Если бывший работник даст письменное согласие на получение книжки почтой, можно использовать вариант почтовой отправки.

Скачать образец на получение

Полезное видео

Особенности получения трудовой книжки при увольнении работником смотрите в видео:

Выводы

Таким образом, работодатель обязан уведомить уволенного сотрудника о том, что трудовую книжку ему необходимо забрать.

Это нужно сделать, если после увольнения бывший работник не приходит за своими документами или вообще отказывается их забирать. Соответствующее уведомление оформляется письменно.

Отправив физлицу напоминание о необходимости получения, руководство организации снимает с себя ответственность.

Мария Кравченко/ автор статьи

Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с покупкой, продажей и оформлением недвижимости. Уверена вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Мария Кравченко.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
AFINA-VOLGA.RU
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: