Деловое письмо правила составления и оформления

Для чего составляют деловое письмо? Кто и кому его пишет? Приводим актуальный образец делового письма, пригодного для применения в формате .doc

Деловое письмо правила составления и оформления

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

    Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

    Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

    Разновидности деловых писем

    Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

    • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
    • при ведении бизнеса;
    • при направлении претензий потребителей.

    Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

    • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
    • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
    • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
    • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
    • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
    • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Структура и содержание документа

    Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

    • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
    • вежливое обращение;
    • грамотность, краткость и лаконичность информации;
    • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

    Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

    Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

    Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

    Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

    Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

    Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

    Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

    Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

    Как нельзя писать

    При официально-деловой переписке не допускаются:

    • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
    • невежливое обращение;
    • искажение или пространное изложение информации.

    Правила оформления

    Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

    • используется как продольный, так и угловой бланк;
    • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
    • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
    • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
    • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

    В общем виде угловой бланк выглядит так:

    Образец с продольным бланком

    Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

    ИНН 1234567890/КПП 121001001
    ОГРН 2323454567001
    АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

    Исх. № 987 от 12.12.2020

    Директору ООО «Общество»

    123456, Россия, Субъект РФ,

    ул. Булочная, д. 5

    Уважаемый Иван Иванович!

    В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

    Читайте также  Как оформляется договор купли продажи земельного участка?

    Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

    Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

    Как отправить письмо

    Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

    • для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
    • если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

    10 основных правил деловой переписки

    Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

    Как обычно мы общаемся с коллегами?

    Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

    Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

    Ну что, мы договорились? Сделаешь?

    Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

    Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

    Правила внутрикорпоративной деловой переписки

    Содержание письма

    Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

    1. Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
    2. Письма-резюме по итогам встреч.
    3. Письма-задачи.
    4. Письма-комментарии к задачам.
    5. Письма с файлами.

    Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

    Тема в письме нужна по двум причинам:

    1. Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
    2. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

    Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

    Тема: Договор → Прошу согласовать договор

    Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

    Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

    Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

    Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

    Адресация

    В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

    В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

    Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

    Приветствие

    Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

    Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

    Первое предложение — суть письма

    Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

    Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

    Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

    Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

    Уточнения

    Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

    Орфография и пунктуация

    Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

    Для этого есть пара причин:

    • Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
    • Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

    Структура

    Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

    Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

    Оперативность ответа

    Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

    Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

    Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Новый гост для оформления документов

    Материал обновлен 06.09.2021

    С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

    Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

    Мы прочитали его весь — вот главное.

    Как составлять документы по госту

    Вот несколько советов из стандарта:

    1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
    2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
    3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
    4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
    5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
    6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
    7. Печать не должна заходить на подпись.
    8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
    9. На копии надо написать, где находится подлинник.
    10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

    Зачем гост для документов

    В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

    У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

    Читайте также  Условия и оформление ренты

    Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

    Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

    Когда документ на нескольких страницах

    Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

    У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

    Шрифты — бесплатные

    Шрифты рекомендуют такие:

    1. Times New Roman, размеры 13, 14.
    2. Arial, 12, 13.
    3. Verdana, 12, 13.
    4. Calibri, 14.

    Или похожие по начертанию и размеру.

    В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

    Отступы и интервалы

    Абзацный отступ — 1,25 см.

    Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

    Вот требования к интервалам:

    1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
    2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
    3. Между буквами — обычный.
    4. Между словами — один пробел.
    5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
    6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

    Минимальные поля для всех документов:

    • левое — 20 мм;
    • правое — 10 мм;
    • верхнее — 20 мм;
    • нижнее — 20 мм.

    Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

    Выравнивание — по ширине

    Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

    Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

    Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

    От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

    Реквизиты документа

    Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

    В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

    По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

    Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

    1. 19.10.2018;
    2. 19 октября 2018 г.

    Правила деловой переписки

    Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

    Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

    Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

    • Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так: Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
    • Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
    • Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
    • Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
    • Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
    • Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
    • Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
    • Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
    • Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
    • Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

    Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

    Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

    Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00».

    А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

    С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

    Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

    Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

    «Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

    Читайте также  Процедура оформления автомобиля при покупке с рук

    Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.

    Правила деловой переписки

    Невозможно иметь бизнес, продавать свои товары и услуги без делового общения. От того, как вы общаетесь через текст зависит очень многое: от отношения к бренду и доверия покупателя до продаж и прибыли.

    В этой статье мы проведем полный разбор того, как правильно вести деловую переписку.

    Содержание статьи:

    Закажите статью у лучших копирайтеров Биржи

    Особенности деловой переписки

    Письма до сих пор являются одним из самых важных средств общения. Деловая переписка — всегда важнейшая часть бизнес-процессов, независимо от того, в какой сфере вы работаете и чем занимаетесь. Большая часть документооборота любой фирмы — это как раз письма. И чем качественнее, грамотнее, этичнее оформлена деловая переписка, тем лучше для вашей компании, бизнеса. Ведь это повышает ваш авторитет в глазах конкурентов и клиентов, увеличивает ваш рейтинг.

    Поддержание и создание достойного имиджа компании — основная задача деловой переписки наряду с передачей информации и предложением услуг. Это многофункциональный инструмент, который позволит получить выгодное партнёрство, пополнить список новых и постоянных клиентов, заручиться поддержкой и сотрудничеством. Это важная вещь не только в коммуникации между предприятиями, но и внутри одной организации между её подразделениями и филиалами.

    Ещё одна функция деловой переписки — сохранение информации, которую в дальнейшем можно использовать в своих целях и как доказательство в суде, если это потребуется. Электронное или бумажное отправление позволяет одновременно донести до всех адресатов нужные сведения, конфиденциальную информацию, оповестить о важных событиях. Этот документ нужен еще и как доказательство в случае возникновения недопонимания и споров.

    Конечно, деловая переписка в корне отличается от общения по телефону и в мессенджерах. А между отправкой и получением письма может пройти несколько дней. Хотя в случае с электронной перепиской всё гораздо проще — письма долетают до адресата в течение нескольких секунд.

    Виды деловых писем

    Все документы письменной коммуникации условно можно разделить на два типа:

    • адресованные одному человеку или отделу, высланные на один адрес;
    • те письма, которые получают сразу несколько адресатов.

    По своему характеру и цели написания их можно разделить на несколько видов:

    1. Поздравление с каким-либо праздником или событием. Помимо формальной части такие письма могут содержать какие-то неформальные элементы, например стихотворения, послания, открытки.

    2. Приглашение на какое-либо мероприятие — конференцию, собрание, празднование, семинар, выставку. Это отличный инструмент, позволяющий возобновить сотрудничество, напомнить о себе или же расширить сферу взаимодействия.

    3. Сопроводительное письмо, в котором описывается, что входит во вложение. Особенно оно полезно при рассылке коммерческого предложения, пакета документов или же писем, требующих пояснения.

    4. Письмо-подтверждение получения. Это акт вежливости и деловой этики. Если вы получили письмо, но пока не готовы выслать на него ответ, просто напишите, что документ получен и находится на рассмотрении. В некоторых случаях можно не отправлять ответ сразу. Вполне нормально, если на это уйдет 1-2 дня.

    5. Коммерческое предложение. В любой сфере бизнеса иметь дело с коммерческими предложениями в деловой переписке приходится практически ежедневно. По своему содержанию это документ, предлагающий сотрудничество и определяющий условия взаимодействия.

    6. Гарантийное письмо. Обычно формулируется такое письмо словами «Просим Вас поставить товар в срок» (далее указывается дата). Оплату гарантируем в срок до (здесь указывается дата оплаты)». Такое письмо гарантирует перечисление денег за оказанную услугу или приобретенный товар.

    7. Извещение — например, о смене реквизитов, генерального директора, об изменении цен на определённую услугу или товар и другой важной информации. Основная его цель — донести конкретную информацию до адресата, оставить свои контакты.

    8. Напоминание. Письма, относящиеся к этой группе, обычно напоминают о чём-то важном, что клиент уже знает, но может забыть. Например, банки отправляют напоминания об окончании срока действия карты, а страховые компании — об окончании действия полиса. Такое письмо — отличный способ продолжить сотрудничество, предложить клиенту новую услугу или товар, продлить контракт.

    9. Оферта.Текст такого письма даёт адресату информацию об условиях сотрудничества, поставке нового товара или предоставлении услуги. Здесь указываются все подробности работы, включая срок поставки, цену, комплектацию, место доставки. Если же такой подробной информации нет, письмо будет уже не офертой, а коммерческим предложением.

    10. Рекламация. Это не самый приятный по своему содержанию вид деловой переписки. Обычно с помощью рекламации клиент извещает о том, что товар прибыл недоукомплектованный или бракованный. Именно дата отправки этого письма будет учитываться при ведении споров.

    11. Просьба. В таком письме происходит обращение с просьбой сделать что-то конкретное. Например, выслать КП, прайс, оригиналы документов, выделить денежные средства на конкретную цель, предоставить скидку или изменить размер арендной платы, повторно отправить какие-то важные бумаги и т. д.

    12. Благодарность. В таком письме клиент даёт обратную связь клиенту. Он благодарит адресата за организацию мероприятия, проведение переговоров, длительное сотрудничество и другое.

    Отдельно стоит отметить письма-ответы. Их структура и содержание во многом зависят от начального письма. Например, на приглашение ответ последует в виде благодарности и согласия или отказа. А на коммерческое предложение ответом станет письмо, содержащее отказ или согласие, информация о том, что предложение изучено, и благодарность за полученное КП.

    Основные правила переписки

    Основные особенности ведения деловой переписки заключаются в её точности, лаконичности и грамотности. То, как сегодня излагается информация в интернете, не всегда соответствует правилам делового общения. В таких письмах нет места сленгу, словам, имеющим двоякое толкование, неточностям, ошибкам, опечаткам.

    Среди основных правил делового письма следует отметить следующие:

    #1. Даже если адресат — ваш хороший знакомый, и вечером вы будете вместе с ним смотреть футбол за бокалом пива, это не повод обращаться на «ты». Обращение всегда должно быть вежливым, формальным — только «Вы».

    #2. Если вы используете терминологию, то делайте это правильно. Недопустимо делать ошибки в терминах — это выдаёт вашу некомпетентность и негативно отражается на репутации всей фирмы. Если вы сомневаетесь в значении слова, замените его другим, более понятным. Или же получите консультацию специалиста, который знает, что означает термин.

    #3. Постарайтесь упростить письмо. Не используйте сложные конструкции, предложения, которые трудно понять с первого раза. Не используйте сложные термины. Если же термин употребить нужно, но вы сомневаетесь, что адресат его знает, обязательно дайте краткую расшифровку. Это поможет избежать недопонимания и казусов, которые могут сказаться на вашем сотрудничестве негативно.

    #4. В деловом письме всё должно быть предельно чётко и ясно. Нельзя, чтобы оставалось даже малейшее недопонимание после его прочтения.

    #5. Не старайтесь вложить в одно письмо максимум возможной информации. Сфокусируйтесь на 1-2 темах и раскройте их полностью. Например, если это коммерческое предложение, уместно в нём будет рассказать о вашем ассортименте, ценах, скидках и акциях, а вот излишние подробности (состав продукта, особенности упаковки и транспортировки) лучше опустить, если это не имеет принципиальной значимости. Иначе вы рискуете сделать письмо слишком перегруженным и сложным. В некоторых случаях можно отправить два письма, например коммерческое предложение и приглашение на выставку, если в коммерческом предложении много позиций и их описаний.

    #6. Если деловая переписка ведется через электронную почту, обязательно используйте не личный, а корпоративный ящик. Отправляйте своё письмо в теле электронного сообщения. Гораздо выгоднее выглядит вариант, когда само письмо оформлено отдельным файлом в формате картинки, pdf или doc.

    #7. Перед отправкой важного письма ещё раз просмотрите его на предмет ошибок и опечаток. Можно отложить текст на время и вычитать через несколько часов: так намного проще найти проблемные места и исправить их.

    Сегодня переписываться по рабочим вопросам можно в том числе и с помощью телефона — в современных смартфонах и планшетах есть все необходимые для этого приложения. Но в этом случае будьте крайне осторожны: T9 уже стал причиной многих случаев недопонимания, в случае ошибки ваши старания будут перечёркнуты.

    Ошибки в составлении деловых писем

    К сожалению, нередко во время деловой переписки люди по неопытности или незнанию допускают ряд ошибок, среди которых:

    • несоблюдение формального стиля;
    • присутствие в тексте письма большого количества сложных терминов, ненормативной лексики, сленга;
    • отсутствие структуры;
    • ошибки в написании и оформлении;
    • неуместный юмор;
    • тавтологии, лесть, метафоры;
    • отсутствие достоверной информации, точных данных, фактов;
    • размытость текста и возможность двоякого толкования указанной в нём информации.
    Мария Кравченко/ автор статьи

    Приветствую! Я являюсь руководителем данного проекта и занимаюсь его наполнением. Здесь я стараюсь собирать и публиковать максимально полный и интересный контент на темы связанные с покупкой, продажей и оформлением недвижимости. Уверена вы найдете для себя немало полезной информации. С уважением, Мария Кравченко.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    AFINA-VOLGA.RU
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: