Обязанность работодателя выдать трудовую книжку при увольнении

Когда трудовая книжка выдается сотруднику при увольнении — в последний рабочий день. Это одна из главных обязанностей работодателя при расторжении трудового договора. Правила оформления, сроки и порядок их передачи строго определены законодательством РФ.

Оформление кадровых документов при увольнении

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены. Остается только выдача документов при увольнении: в ТК РФ установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день. Но на практике случаются ситуации, когда он ее не может или не хочет забрать. В этих случаях порядок действий работодателя регулируют нормы ТК РФ и других нормативно-правовых актов.

Запись о прекращении отношений между работником и работодателем

Прежде чем отдавать кадровую документацию о стаже на руки работнику, ее следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно указывается статья, по которой уволен работник, и ее часть.

Кроме содержания, существуют общие правила оформления книжек о стаже:

• записи пронумерованы;
• указан документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
• информация заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности и круглой печатью (если организация ее использует).

Из правил ведения и хранения ТК, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 следует, необходимо ли знакомить сотрудника с трудовой книжкой при увольнении — это обязательно. Сотрудник подписывается под записью, что он с ней ознакомлен. О том, что книжка получена, работник расписывается отдельно.

Требования о том, через сколько дается расчет и трудовая книжка при увольнении, не изменились, но увеличился срок, в течение которого работодатель выдает бумажную ТК сотруднику, который написал заявление о переводе документации о стаже в электронный формат. На это дается 3 рабочих дня, начиная с даты написания заявления.

Тем работникам, которые перевели данные о стаже в электронный формат, при уходе с работы выдают выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это происходит тоже в последний рабочий день.

Расчет и выдача документов на руки работнику

Выдача документов сотрудника всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). По нормам ТК РФ сроки выдачи трудовой книжки при увольнении по собственному желанию не отличаются от сроков, установленных при расторжении договора по желанию работодателя. Уволенный сотрудник получает все бумаги лично в руки под подпись: в самой трудовой, в книге учета движения трудовых и личной карточке Т-2. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке:

• ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
• оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
• справка о сумме заработка за последние два года;
• сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

Также работник вправе потребовать выдать и ряд других бумаг: копии приказов о приеме на работу, о переводах и т.д. Но то, что при увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, является главным правилом, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по КоАП РФ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует и у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае обязательно ли забирать трудовую книжку в день увольнения — для самого сотрудника нет. Никаких санкций за то, что он оставит документы о стаже у работодателя, не предусмотрено.

Если человек не имеет возможности забрать документы и получить расчет самостоятельно, он вправе доверить это другому лицу. Для этого составляется и заверяется доверенность, которую представитель предъявляет в отдел кадров организации вместе с документами, удостоверяющими личность. В законодательстве не указано, кто может забрать трудовую книжку вместо работника при увольнении — любой человек, на которого оформлена доверенность владельцем документов.

Работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать документы. В это же уведомление включают запрос на разрешение направить книжку почтой. Если такое разрешение не получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК. Составляется акт об отказе в день, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении с работы, и документы остаются на хранении в организации.

В случае, если работник выбрал электронную трудовую книжку и отсутствует в последний рабочий день или отказывается получать форму СТД-Р на руки, работодатель вправе просто выслать этому сотруднику форму СТД-Р ценным письмом с описью вложения и ничего не хранить у себя (кроме платежного документа и второго экземпляра описи).

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК. Она хранится в организации вместе с документами действующих сотрудников, а кадровик ежегодно составляет опись невостребованных ТК на хранении.

Ответственность организации за нарушение сроков

Если руководство организации забыло, что выдача трудовой книжки при увольнении — это его прямая обязанность, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. В этом случае переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения договора является фактический день выдачи на руки ТК и расчета с остальными бумагами. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. Прежняя запись о дате прекращения действия контракта становится недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

Каковы правила выдачи трудовой книжки при увольнении

• Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора
• Получение трудовой книжки при увольнении
• Выдача трудовой книжки сторонним гражданам
• Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки
• Итоги

Внесение записи в трудовую книжку при расторжении договора

Продолжаете вести бумажные трудовые книжки? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите полный алгоритм работы с бумажными трудовыми книжками с учетом последних изменений законодательства.

Факт увольнения работника подтверждается соответствующим приказом, на основании которого делается запись в трудовой книжке. Запись содержит сроки увольнения и основания для прекращения трудовых отношений.

Порядок внесения записей регламентируется Порядком по заполнению трудовых книжек, утвержденным приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Увольнение сотрудника предполагает, что записи, которые были внесены в документ во время работы у данного работодателя, заверяются итоговыми подписями руководства и работника, а также печатью (при наличии). Об этом свидетельствует п. 36 Порядка по приказу № 320н. Подпись работника может отсутствовать, если нет возможности передать ему документ лично в руки.

Сама запись об увольнении производится в следующем порядке:

• в графе 1 проставляется порядковый номер записи;
• графа 2 отражает дату увольнения;
• графа 3 содержит сведения о самом увольнении (его причинах);
• графа 4 дает информацию о приказе, на основании которого расторгнут трудовой договор.

Запись о расторжении трудового договора должна включать ссылку на основание ― соответствующую статью ТК РФ.

ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2021 года, читайте здесь.

Прочую информацию об оформлении трудовой книжки можно получить из статьи «Роструд разрешил “штамповать” трудовые книжки».

Получение трудовой книжки при увольнении

Выдача трудовой книжки при увольнении регламентируется законодательством. Согласно ст. 84.1 ТК РФ ее необходимо передать работнику в последний рабочий день, который и считается днем увольнения.

Однако в некоторых случаях в день увольнения сотрудник может отсутствовать на рабочем месте или отказаться от получения книжки. При таких обстоятельствах следует отправить ему по почте уведомление, содержащее просьбу явиться в организацию для получения трудовой книжки или предложение переслать документ почтой. Почтовая пересылка допускается только после получения письменного согласия на это уволенного сотрудника. Соблюдение этой процедуры снимает с работодателя дальнейшую ответственность за несвоевременную отправку документа.

О том, какие действия необходимо совершить при некоторых случаях увольнения сотрудников, см. в статье «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Выдача трудовой книжки сторонним гражданам

Иногда допускается передача документа и без участия уволенного лица. В случае смерти сотрудника трудовую книжку также следует оформить по всем правилам, внести соответствующие записи и передать родственникам умершего. Документ может быть отправлен почтой по их письменному заявлению. Подтверждением наличия родственной связи может быть любой документ: свидетельство о рождении, о браке и пр.

Получить трудовую книжку вправе и доверенное лицо уволенного работника. При этом требуется предъявить оформленную доверенность, содержащую следующие данные:

• сведения о заинтересованных лицах (доверителе и получателе), реквизиты удостоверяющих их личность документов;
• характер совершаемых доверяемых действий;
• образцы подписей;
• сроки действия документа.

Выдачу книжки необходимо закрепить распиской доверенного лица о ее получении. Если выдача документа невозможна по причине отказа в получении или невостребованности, его следует хранить до востребования. Максимальный срок хранения работодателем составляет 75 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003, и 50 лет, если до 01.01.2003 (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Более подробную информацию о сроках хранения документов см. в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации».

Ответственность работодателя за несвоевременную передачу трудовой книжки

Итак, работодатель обязан произвести выдачу трудовой книжки при увольнении сотрудника в последний рабочий день либо направить документы иными способами, если увольняемое лицо не находилось на рабочем месте.

В случае задержки выдачи документа, внесения неверных записей всю ответственность несет работодатель. Он же обязан возместить работнику дни просрочки за неполученный документ в размере среднего заработка (ст. 165 ТК РФ). Новый день увольнения подтверждается приказом, на основании чего обязательно нужно сделать в книжке другую запись. Предыдущая запись при этом признается недействительной.

ВАЖНО! Неверные сведения в документе могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Но даже если работодатель не отказывается от внесения исправлений, он все равно может понести ответственность, в том числе по иску о возмещении материального ущерба, если работник был лишен возможности трудоустроиться. Также компенсация положена в случаях незаконного увольнения, перевода на другую должность без получения согласия гражданина (ст. 234 ТК РФ).

Работодатель понесет ответственность и при его отказе в предъявлении информации сотрудникам. Это касается не только выдачи самого документа, но и копий. В этих ситуациях для руководящих лиц может наступить уголовная ответственность на основании положений ст. 140 УК РФ. Наказанием могут послужить штрафы в крупных размерах или запрет занимать определенные должности.

О том, как построить кадровую политику, в том числе в отношении сбора и хранения необходимой документации, см. в статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Выдача документа с опозданием без уважительных причин чревата для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 руб., а также приостановкой деятельности до 90 дней. Для предпринимателей сумма штрафа составит от 1 000 до 5 000 руб. При повторных противоправных действиях подобного характера штрафы могут быть увеличены до 70 000 руб. для юридических лиц и до 20 000 руб. для ИП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Но при некоторых обстоятельствах ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается. Это происходит, если последний рабочий день не совпадает с днем увольнения. Например, при увольнении женщины, находящейся в декретном отпуске, передать ей документ в тот же день не всегда возможно в связи с ее отсутствием на рабочем месте. То же относится и к лицам, совершившим прогул. В таких случаях документ необходимо отправить работнику не позднее трех дней после его обращения.

Итоги

Процедура оформления увольнения сотрудников включает обязательную выдачу им соответствующей документации, в том числе трудовой книжки. Своевременная выдача трудовой книжки при увольнении с верно внесенными записями заверяется подписью сотрудника. Ответственность за дальнейшее хранение документа с работодателя при этом снимается.

Если передать трудовую книжку не представляется возможным, необходимо письменно запросить у уволенного сотрудника разрешение на почтовую пересылку. В некоторых случаях допускается передача документа и доверенным лицам.

Что делать, если работник не забирает трудовую

• 1 Когда нужно выдать трудовую книжку
• 2 Направьте уведомление работнику
• 3 Подводим итоги

Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.

Когда нужно выдать трудовую книжку

При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:

• должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• организации — от 30 до 50 тыс. руб.

Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.

Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Направьте уведомление работнику

Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:

• забрать лично;
• получить почтой.

Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.

Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Если не отдают трудовую книжку при увольнении

В день увольнения сотрудника работодатель обязан вернуть ему трудовую книжку. Если же данная обязанность будет исполнена с опозданием, экс-сотрудник может потребовать выплаты компенсации.

В день прекращения трудовых отношений работнику обязаны выдать трудовую книжку и про­извести расчет. Также сотруд­ник может по письменному за­явлению получить копии при­казов о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении; выписки из тру­довой книжки; справки о зара­ботной плате, о начисленных и фактически уплаченных стра­ховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о пе­риоде работы у данного работо­дателя и т. д.

Когда трудовая книжка выда­ется работнику на руки, он дол­жен расписаться о ее получе­нии в книге учета и в личной карточке. Это предусмотрено Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовле­ния бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодате­лей, утвержденными постанов­лением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила).

Если работодатель не выдал вовремя трудовую книжку, то он должен будет возместить не полученный работником за­работок за все время задержки. Дело в том, что днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. Рабо­тодатель обязан издать приказ о новом дне увольнения и внести данную запись в книжку. Ра нее внесенная запись о дне увольнения признается недей­ствительной.

Непунктуальность чревата.

Обязанность возмещать сотруд­нику ущерб за несвоевремен­ный возврат трудовой книжки предусмотрена статьей 232 Тру­дового кодекса. В трудовом до­говоре стороны могут пропи­сать, какая именно материаль­ная ответственность на них возлагается.

В соответствии с законода­тельством материальная ответ­ственность наступает после ви­новного причинения ущерба. Таким образом, потребовать с работодателя возмещения экс-сотрудник может при наличии:

• ущерба;
• вины работодателя в причи­нении ущерба работнику;
• противозаконности в дей­ствиях работодателя.

Таким образом, работнику прежде придется доказать на­личие ущерба. В качестве до­казательств могут послужить не только документы, подтверж­дающие ущерб, но и свидетель­ские показания.

Если сотруднику удастся до­казать наличие вины работода­теля, на фирму возлагается от­ветственность за незаконное лишение возможности трудиться. Работодатель обязан будет воз­местить сотруднику не получен­ный им заработок при задержке выдачи трудовой книжки, внесе­нии в трудовую книжку непра­вильной или не соответствую­щей законодательству форму­лировки причины увольнения работника.

Данная обязанность также прописана в Правилах.

Если работодатель не согласен возместить ущерб, то сотрудник может обратиться в суд. При этом для вынесения решения в пользу сотрудника суду обычно хватает самого факта невыдачи трудовой книжки в срок.

Так как сотруднику возмеща­ется не полученный им зарабо­ток, то он определяется в по­рядке, предусмотренном для исчисления средней заработ­ной платы. Выплата компенса­ции за задержку выдачи тру­довой книжки оформляется приказом, который издается в свободной форме.

Также сотрудник в судебном порядке может потребовать воз­мещения морального вреда. Дан­ное право закреплено в статье 21 Трудового кодекса.

Работодатель обязан возме­стить моральный вред работни­ку, когда он причинен в связи с исполнением трудовых обязан­ностей. Сотрудник опять-таки должен доказать, что моральный вред был причинен. К доказа­тельствам могут относиться те же справки о болезнях, которые возникли в связи с потерей рабо­ты.

Моральный вред возмещается в денежной форме в размере, ко­торый установлен соглашением сторон. Если между сторонами возникает спор о сумме компен­сации, то суд самостоятельно принимает решение по данному вопросу.

Во многих организациях работнику не выдают трудовую из-за неоформленного обходного листа. Однако в трудовом законодательстве нет положений, которые обязывают работников сдавать либо оформлять такие листы.

Таким образом, задержка выдачи трудовой на основании неоформленного обходного листа является незаконной.

При определении размера компенсации морального вреда суд основывается на степени ви­ны работодателя, уровне физи­ческих и нравственных страда­ний, связанных с индивидуаль­ными особенностями лица, которому причинен вред, а так­же на принципах разумности и справедливости.

Выплату компенсации нуж­но сопроводить изданием со­ответствующего приказа. Если ее размер определен работода­телем и сотрудником, то ос­нованием для издания приказа будет соглашение. В случае установления суммы компен­сации судом основанием для приказа будет являться выне­сенное служителями Фемиды решение.

По общему правилу проиграв­шая сторона должна возместить выигравшей все расходы, кото­рые связаны с судебным разбира­тельством. Судебные расходы со­стоят из государственной по­шлины и издержек.

Издержки в свою очередь включают:

• выплаты свидетелям, экспер­там, специалистам и перевод­чикам;
• оплата услуг переводчика ино­странными гражданами и ли­цами без гражданства, если иное не предусмотрено меж­дународным договором Рос­сийской Федерации;
• расходы на проезд и прожи­вание сторон и третьих лиц, понесенные ими в связи с яв­кой в суд;
• оплата услуг представителей;
• связанные с рассмотрением дела почтовые расходы и дру­гие признанные судом необхо­димыми расходы.

Если суд вынесет решение в пользу работника, то работода­тель будет обязан возместить и данные расходы. Поэтому во­просы, связанные с компенсаци­ей, лучше решать в мирном по­рядке.

Не стоит задерживать испол­нение решения суда. В случае за­держки на работодателя будет наложена обязанность по уплате процентов на всю сумму полага­ющихся сотруднику денежных средств. В соответствии с пун­ктом 1 статьи 395 Гражданского кодекса размер процентов опре­деляется исходя из ставки рефи­нансирования Банка России, действующей на дату исполне­ния денежного обязательства.

Без вины виноватый

В законодательстве выделены причины, по которым работода­тель может быть освобожден от ответственности за невыдачу трудовой книжки. Именно так дело обстоит, если в день уволь­нения работник отсутствует на рабочем месте или попросту от­казывается получать свою тру­довую.

В данных случаях работода­тель освобождается от ответ­ственности с момента направления в адрес сотрудника уведом­ления. Оно в обязательном порядке отправляется заказным письмом.

В уведомлении должно содер­жаться письменное требование явиться за трудовой книжкой ли­бо дать согласие на отправление ее по почте. При отправлении письма с уведомлением работо­дателю лучше составить опись вложения. Пересылать трудовую по почте без согласия на это ее владельца нельзя.

Уведомление необходимо от­править сразу после увольнения сотрудника, а не через какое-то время.

Также закреплены условия, при которых работодатель не несет ответственности за за­держку выдачи трудовой книж­ки. В частности, задержка вы­дачи трудовой не влечет не­приятных последствий для работодателя, если последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения тру­довых отношений. Подобная ситуация может возникнуть, когда работника увольняют за прогул без уважительных при­чин или отсутствие на рабочем месте более четырех часов под­ряд, а также при осуждении работника, которое исключает продолжение работы.

Кроме того, работодателя нельзя привлечь к ответствен­ности за задержку в выдаче тру­довых при увольнении женщи­ны, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности.

И.Д. Шилов, юрист

Чек-лист всех изменений
принятых и вступивших в 2021 году

Подготовьтесь к отчетности заранее, посмотрите изменения в бухучете за 2021 год, чтобы показатели налоговой отчетности не шокировали вас в конце года, а налоговиков не спровоцировали на проверку. Воспользуйтесь вашим бесплатным доступом к бератору.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Стало ясно, какую форму выдавать работникам вместо трудовой книжки при увольнении

Форма сведений о трудовой деятельности, СТД-Р, которую обязан выдавать работодатель работнику при увольнении, наконец стала известна.

Согласно статье 1 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, эту форму работодатель выдает тем сотрудникам, которые предпочли электронный вариант ведения трудовой книжки. Именно этот бланк вместе с бумажной трудовой или взамен ее лицо предоставит будущему работодателю при заключении трудового договора.

Кроме того, СТД-Р может использоваться:

• для расчета трудового стажа;
• иных целей в соответствии с законами и другими НПА РФ.

Согласно упомянутой норме СТД-Р выдается в следующие сроки:

• не позже трех дней с момента получения заявления от работающего сотрудника;
• в день расторжения трудового договора — при увольнении работника.

Кроме бланка СТД-Р, приказом Минтруда утверждена еще одна форма — СТД-ПФР. Ее будут выдавать специалисты пенсионного фонда. Установлен и порядок заполнения названных форм.

Поскольку СТД-Р заполняется работодателем, ему и уделим внимание.

Итак, СТД-Р содержит:

• сведения о работнике — Ф.И.О., дату рождения, СНИЛС;
• сведения о работодателе — регистрационный номер в ПФР, наименование работодателя, ИНН, КПП;
• сведения о подаче заявления — о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД) с датой соответствующего заявления;
• собственно СТД в виде таблицы из десяти граф.

1) порядковый номер записи;

Сведения о трудовой деятельности, включающие в себя:

2) дату кадрового мероприятия;

3) сведения о приеме, переводе, увольнении, а также (согласно п. 2.4 порядка заполнения формы) о переименовании страхователя и установлении (присвоении) работнику профессии, специальности или другой квалификации. Заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или других категорий квалификации (класс, категория, классный чин и др.);

4) наименование трудовой функции — указываются должность, специальность, профессия с указанием квалификации, конкретный вид работы и наименование структурного подразделения (если условие об этом включено в трудовой договор). Все записи заполняются в соответствии со штатным расписанием. Если присвоение должности или квалификации связано с установленными законодательно льготами или ограничениями, наименование должностей должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам или реестрам должностей;

5) код трудовой функции — заполняется с 01.01.2021 в соответствии с профессиональными стандартами в случае принятия работодателем решения об их применении;

6) причины увольнения со ссылкой на норму ТК РФ — указываются без сокращений согласно положениям ТК РФ или иного федерального закона (пункт, часть статьи и статья кодекса);

Основание произошедшего кадрового мероприятия:

7) наименование документа — указываются данные приказов (распоряжений, решений, иных документов) о приеме, переводе, увольнении и другое;

дата приказа или иного документа;

9) номер документа;

10) признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении — в случае когда СТД работника нужно отменить, необходимо полностью заполнить графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены» проставить символ «X». Если сведения необходимо исправить, тогда в форме сначала их нужно отразить как отмененные с заполненной графой «Признак отмены», а затем заполнить скорректированные данные.

Форма подписывается уполномоченным лицом с указанием должности и расшифровкой подписи. Предусмотрено место для печати. Для отправки электронной формы потребуется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.

Бланк оформляется способом, указанным в письменном заявлении работника, либо в соответствии с порядком, установленным работодателем для таких целей (например, по электронному адресу).

ПРИКАЗ Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н
«Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»

Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»

Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей

Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя.

Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы.

Самые актуальные разберём в данной статье.

Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р

Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ).

Это две категории:

— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки.

— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан.

Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот.

Основные правила такие:

— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД.

— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД.

В каких случаях надо выдавать СТД-Р

Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо:

— По заявлению работника

Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня.

— При увольнении

Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ).

Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки.

Основные вопросы, возникающие на практике

Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р?

Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе.

Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать?

Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации.

При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р: забирать или возвращать

Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления).

На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления.

А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику.

Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу.

Забыли выдать СТД-Р при увольнении: какие последствия

В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ).

Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.

В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).

Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству?

Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги.

Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р.

Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).